信息化档案管理体系的构建

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摘要:档案管理即档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,同时也是国家档案事业最基本的组成部分。但随着我国科学技术的不断发展,信息化技术越来越多的应用于各大领域中,其中也包括对档案的管理工作中,借助信息化技术实行对档案的管理可以促使档案管理工作的科学有序进行。所以,档案相关管理部门在开展档案管理工作时要注重对信息化技术的应用,从而有效提升档案管理工作的水平的质量。此外,还要顺应时代的发展,在档案管理中应用先进的管理技巧和数字化的管理系统,实行不同种类档案的规范统一管理,进而有效提升档案管理的效率。基于此,本文就信息化档案管理体系的构建做以下分析和研究,希望可以给相关工作者提供建设性的意见和建议。

关键词:信息化;档案管理体系;构建;方法

1实行信息化档案管理的优势

首先,实行信息化的档案管理,可以利用数字化的网络系统对不同种类的档案进行统一规范的管理,还可以对档案进行多维度的传输,并且也不受空间的限制而进行不同领域内资源的共享,此外还可以跨行业和领域进行相关信息的分发和收集。而对信息资源的共享是网络时代的一大优势,同时还可以结合移动终端设备来实现档案信息快速有效的传播。实行信息化的档案管理,还可以促进不同部门和机构在信息资源上的连通,进而对相关档案信息进行结构化的保存,此外,借助信息化的管理系统还可以方便用户对数据的访问,从而有效提高档案管理工作的水平和效率。其次,在对档案信息进行管理的过程中,可以借助网络系统对信息资源进行全面覆盖,从而实现对档案信息资源的可视化检索。而利用信息化技术可以让管理者和查询者更好的借助搜索引擎来进行信息资源的搜索,同时,搜索引擎还可以依据相关关键词给予有效的参考信息。最后,利用信息化技术来管理档案,可以实现档案管理工作的规范化。在对除了以纸质文献为载体的档案数据管理外,其中还包括一些电子类和录音影像类的档案资源,如果利用传统的档案管理有可能使录音影像类资源在高频率使用的情况下出现信息无法显现的问题,进而导致后期档案信息文件的缺失和损坏。但在利用网络系统进行档案信息保存,可以有效存储音频类资源,并在后期对档案数据进行安全加密,以此确保数据的安全性。

2推进信息化档案管理体系构建的意见

2.1建立完善的信息化档案管理模式

借助现代化信息技术和网络,建立完善的档案管理模式,需要相关工作人员具备先进的管理技术和管理意识,进而使用先进的管理技术来不断提升档案管理水平。可见,建立完善的信息化档案管理模式可以有效推进档案管理信息化的建设。为了不断提升档案管理的信息化就需要对档案管理的工作管理模式进行改进,不断优化其架构,并引入先进的档案管理方法合技术,实现档案信息系统管理的数字化构建,从而实现高效的档案管理。

2.2加强对档案工作人员的培训,提高其管理意识

构建信息化的档案管理体系,需要加强对档案工作人员的培训,不断提升其管理意识。并将先进的档案信息化管理技术应用于实践中。此外,还要将专业的信息化人才引入到档案管理部门中,并定期开展专业的讲座,以此强化档案管理工作人员的管理意识。

3推进信息化档案管理体系构建的方法

首先,对外部机制环境的完善。在互联网时代背景下,构建档案管理信息化体系需要对其中关键性的重要数据进行挖掘和分析,从而促使真正有价值的信息形成核心的生产力。同时,还要保障档案信息网络数据以及用户隐私的安全性。而基于网络的数据信息非常大,因此有部分数据资源会曝光在网络环境中,因此,制定相关的安全和隐私保护律法和健全的管理机制是保障档案信息管理体系安全运作的有效措施。其次,建立档案信息数据开发和利用的门户网站,并确立开发和利用的大数据挖掘机制。对于档案信息而言,有长期保存而很少利用的,因此这部分档案数据就无法得到最大限度的开发。而通过建立门户网站可以方便用户对各方面档案数据进行访问和利用。但要在海量的数据中获取有价值的信息,就需要最大限度对大数据进行挖掘,进而从中提取有价值的信息加以利用。

4推进信息化档案管理体系构建的方法

首先,建立完善的制度,对于现阶段我国档案管理部门在对信息化档案管理制度方面仍有不足之处。因此,制定有效可行的制度来加强管理,可以有效保障档案管理工作中涉及到的版权等问题。并利用制度去约束各项工作的落实。其次,合理分配和利用以及共享资源。例如,对于出版社的档案管理工作而言,在对物流库存进行统计时,如果使用手工盘库存就会既费时又耗力,因此,可以通过信息化系统对其进行统计,进而避免繁琐的程序。此外,通过档案资源共享,可以方便出版社相关人员对发货记录数据和库存数据有全面了解和掌握,从而为出版社节省大量的工作时间,也间接的为其带来经济效益。同时,基于网络建立档案管理部门之间的合作关系,从而实现数据信息资源的共享,从而有效提升档案信息的高效利用率。

5结束语

综上所述,现阶段要实现档案管理体系的信息化构建,就需要利用信息化技术,调整单位内部管理机制,不断改进管理模式,创新管理方法,实现资源合力开发分配和利用以及共享,从而更好的实现档案信息数据的高效利用。

参考文献

[1]韩新玲,刘谣.信息化档案管理体系的构建与实施[J].中国电力企业管理,2019(14):48-49.

[2]杜丽仪.对建立与使用知识管理型档案管理体系的分析[J].当代教育实践与教学研究,2016(02):87.

  • 版权声明:信息化档案管理体系的构建,由 2019-12-18 发表。
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